Les modalités de dépôt des comptes après du greffe par les sociétés ont été modifiées à compter du mois d’octobre. Ces modifications interviennent dans le cadre du programme d’informatisation du dépôt de tous documents auprès du Registre Judiciaire National KRS.

Depuis le 1^er octobre, les comptes ne peuvent être déposés que par l’intermédiaire d’Internet et doivent être signés par signature électronique soit par l’intermédiaire du profil ePUAP.

Obligation de dépôt des comptes

L’obligation de dépôt des comptes incombe aux dirigeants de la société, à savoir aux membres du Directoire des sociétés de capitaux et aux dirigeants des sociétés de personnes et autres. Les comptes doivent être dressés dans un délai de 3 mois à compter de la fin de l’exercice social, de ce fait si l’exercice social correspond à l’année calendaire, les comptes devront être établis avant le 31 mars de l’année suivante.

Les comptes annuels doivent être approuvés au plus tard dans un délai de 6 mois à compter de la fin de l’exercice. Une fois approuvés, il doivent être déposés, accompagnés de la résolution portant approbation, auprès du tribunal d’enregistrement compétent et ce sous 15 jours à compter de leur approbation.

Hormis les documents susvisés, il convient également de déposer la résolution portant allocation des bénéfices ou la couverture des pertes et le rapport du commissaire aux comptes (le cas échéant) ainsi que le rapport sur l’activité de la société, accompagnés des résolutions approuvant ces documents. 

Comptes sous forme électronique

Depuis le 1^er octobre 2018 les comptes ne sont déposés que sous forme électronique. Ceux-ci sont établis sous la forme prévue et mise à disposition dans le Bulletin d’Information Publique sur le site du Ministère des Finances Publiques. Les comptes doivent être préparés sous forme du JPK – jednolity plik kontrolny, équivalent du Fichier des Écritures Comptables (FEC) français.

L’obligation d’établir les comptes sous forme électronique résulte du postulat que les entrepreneurs immatriculés au registre judiciaire national KRS ne devraient être tenus de déposer leur comptes qu’auprès du registre et que leurs comptes devraient être alors automatiquement transmis au Registre Central des Informations Fiscales. Ceci signifie qu’à compter du 1^er octobre les sociétés ne sont plus tenues de déposer leurs comptes séparément auprès de l’office fiscal.

Il convient de préciser que les personnes et entités qui ne sont pas immatriculées au registre judiciaire national KRS sont tenues de faire parvenir leurs comptes, sous forme du JPK – jednolity plik kontrolny, au dirigeant de l’Administration Fiscale Nationale (actuellement les comptes sont déposés auprès des offices fiscaux).

Problèmes pratiques

Depuis le 1er octobre il est nécessaire que la personne qui dépose les comptes au nom de la société soit titulaire d’un numéro PESEL qui figure au registre judiciaire national KRS. Au vu de ce qui précède le problème existant lorsque tous les membres du directoire sont de nationalité étrangère et n’ont pas obtenu de numéro PESEL demeure d’actualité. Dans ce cas, la société n’a d’autre choix que de nommer en tant que membre du directoire un représentant de nationalité polonaise titulaire du numéro PESEL ou déposer une demande d’attribution de numéro PESEL à un membre du directoire de nationalité étrangère. Une fois le numéro PESEL obtenu, il convient de déposer une demande d’immatriculation auprès du registre judiciaire national KRS visant à faire figurer le numéro PESEL au registre. Une fois ces formalités accomplies, il sera possible de déposer les comptes auprès du registre KRS. Malheureusement, le système informatique de dépôt des comptes mis en place par le Ministère de la Justice est accessible uniquement en version polonaise (tout comme le système ePUAP), ce qui rend difficile son utilisation par les non polonophones.

Il est actuellement impossible de déposer les comptes par l’intermédiaire d’un mandataire, cependant il se peut que les dispositions légales ayant pour vocation de préciser les dispositions de la loi sur le registre judiciaire national KRS, une fois ratifiées, modifient cette règle.

Rapport du commissaire aux comptes

Les modifications des dispositions légales ont touché également les commissaires aux comptes qui sont désormais tenu de dresser leurs rapports sous forme électronique et de les munir d’une signature électronique.

Sanctions en cas de retard de dépôt des comptes  

Tout défaut de dépôt des comptes dans les délais vaut infraction fiscale passible d’amende ou de peine limitative de liberté. Une exemption de responsabilité pénale fiscale est envisageable en cas d’auto-dénonciation conformément aux dispositions de l’article 16 du Code Pénal Fiscal.

Modifications législatives à venir

Des amendements de la loi sur le Registre Judiciaire National et d’autres lois sont prévus pour le début du mois de février 2019.

Auteur Marcin Borys – juriste