Z początkiem października weszły w życie kolejne zmiany w procedurze składania sprawozdań finansowych spółek. Zmiany zmierzają w kierunku dalszej informatyzacji procesu składania dokumentów do repozytorium KRS.

Od tego dnia sprawozdania finansowe mogą być składane wyłącznie za pośrednictwem Internetu oraz podpisywane przy użyciu podpisu elektronicznego lub za pomocą profilu zaufanego ePUAP.

Obowiązek składania sprawozdań finansowych

Składanie sprawozdań finansowych to obowiązek kierowników jednostek, czyli członków zarządu w przypadku spółek kapitałowych i osób prowadzących sprawy spółki w przypadku innych spółek. Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w terminie 3 miesięcy od końca roku obrotowego, czyli jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, wówczas spółka powinna przygotować sprawozdanie finansowe do 31 marca.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w ciągu 15 dni  należy złożyć je wraz z uchwałą o zatwierdzeniu sprawozdania do właściwego sądu rejestrowego.

Poza wymienionymi wyżej dokumentami, przy składaniu dokumentów do sądu rejestrowego należy złożyć także zatwierdzone uchwały o podziale zysków lub pokryciu strat oraz sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu) i sprawozdanie z działalności wraz z uchwałami zatwierdzającymi te dokumenty. 

e-Sprawozdania finansowe

Najważniejszym novum, począwszy od 1 października 2018 roku są e-sprawozdania finansowe. Są to sprawozdania finansowe sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na podstronie urzędu ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Nowe sprawozdania finansowe muszą być więc sporządzane w formie tzw. jednolitego pliku kontrolnego („JPK”).

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej związany jest z założeniem, że wpisani do KRS przedsiębiorcy mają składać swoje sprawozdania finansowe tylko do KRS, skąd automatycznie będą one przekazywane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Oznacza to, że od 1 października spółki nie muszą już osobno przesyłać swoich dokumentów finansowych do urzędu skarbowego, ale robi to za nie sąd.

Na marginesie, osoby i podmioty, które nie figurują w KRS, powinny swoje sprawozdania roczne przesyłać elektronicznie, w formie JPK, do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (obecnie składa się je do właściwych urzędów skarbowych).

Problemy praktyczne

Od 1 października w dalszym ciągu istnieje wymóg, aby osoba składająca dokumenty finansowe w imieniu spółki posiadała numer PESEL ujawniony w KRS. Pozostaje więc aktualny problem praktyczny, pojawiający się gdy wszyscy członkowie zarządu spółki są obcokrajowcami nieposiadającymi numeru PESEL. W takim wypadku, w dalszym ciągu spółka zmuszona jest albo powołać do zarządu obywatela polskiego posiadającego numer PESEL albo wystąpić do odpowiednich władz o nadanie numeru PESEL obcokrajowcowi zasiadającemu w zarządzie spółki. Po uzyskaniu numeru PESEL, koniecznie jest także złożenie wniosku o dokonanie stosownego wpisu w KRS, ujawniającego PESEL obcokrajowca. Dopiero po dokonaniu wpisu przez sąd rejestrowy, możliwe jest złożenie sprawozdania finansowego do repozytorium KRS. Niestety, system informatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości, za pomocą którego składa się sprawozdania finansowe, dostępny jest jedynie w polskiej wersji językowej (analogicznie jedynie w polskiej wersji językowej dostępny jest system ePUAP), wobec czego obcokrajowcom nieznającym w dostatecznym stopniu języka polskiego musi asystować osoba, która się nim posługuje.

Aktualnie nie ma możliwości dokonania złożenia sprawozdania finansowego przez pełnomocnika, aczkolwiek sytuacja ta może ulec zmianie w momencie wydania przepisów wykonawczych do ustawy o KRS.

Sprawozdanie biegłego rewidenta

Zmiany w przepisach wpłynęły również na biegłych rewidentów oraz na firmy audytorskie. Zostali oni zobligowani do sporządzania sprawozdań z badań w formie elektronicznej z wymogiem podpisywania ich przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Konsekwencje grożące za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie

W tym miejscu warto przypomnieć również o konsekwencjach wynikających z niedotrzymania terminu na złożenie sprawozdania finansowego. W przypadku niespełnienia obowiązku w ustawowym terminie, zobowiązany popełnia wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny lub ograniczenia wolności. Sposobem na uniknięcie odpowiedzialności karno-skarbowej, może być instytucja czynnego żalu art 16. Kodeksu Karnego Skarbowego.

Kolejne zmiany

Kolejne zmiany na podstawie Ustawy o z zmianie Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i niektórych innych ustaw wejdą w życie z początkiem lutego 2019 roku.

Autor Marcin Borys – prawnik