Celem Polityki prywatności jest opisanie zastosowanych w Kancelarii Prawnej Robert Jędrzejczyk i Wspólnicy (dalej jako „Kancelaria RJ&P”) zasad przetwarzania danych osobowych w związku z obowiązywaniem rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako „RODO”).

Polityka ma zastosowanie do wszelkich danych osobowych przetwarzanych w Kancelarii RJ&P w ramach prowadzonej działalności.

1. Kancelaria RJ&P Administratorem danych osobowych

Kancelaria RJ&P jest administratorem danych osobowych klientów, osób kontaktowych klientów, a także danych osobowych innych osób przekazanych przez klientów (dalej także jako „Administrator”), jeżeli jest to niezbędne do wykonania usługi prawnej.

Ponadto Kancelaria RJ&P jest administratorem danych osobowych swoich pracowników, stałych współpracowników (na podstawie umowy cywilnoprawnej), praktykantów, stażystów, osób współpracujących sporadycznie (np. notariusze, inni radcowie prawni, adwokaci), dostawców towarów i usług, a także osób, które jako zainteresowane podjęciem pracy w Kancelarii RJ&P przesyłają Kancelarii swoje dokumenty rekrutacyjne (tj. życiorysy i listy motywacyjne) zarówno na ogłoszony proces rekrutacyjny, jak i spontanicznie.

Kontakt z administratorem jest możliwy zarówno poprzez adres e-mail: biuro@robert-legal.com, jak adres korespondencyjny Robert Jędrzejczyk i Wspólnicy s.k. ul. Moniuszki 1A, 00-018 Warszawa z dopiskiem „Dane osobowe”.

2. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Kancelaria RJ&P przetwarza dane osobowe w następujących celach:

• rekrutacji,
• wykonania usługi prawnej (np. udzielanie porad prawnych, sporządzanie opinii prawnych, reprezentacja w sądzie i poza sądem, udział w negocjacjach, przygotowanie analiz prawnych przedsiębiorstwom),
• wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obsługa pracowników/współpracowników Kancelarii RJ&P),
• wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub osobę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem (np. prowadzenie korespondencji kierowanej do Administratora w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą; przetwarzanie danych osobowych w celu zapobiegania oszustom, zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji; dochodzenie roszczeń; tworzenie sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością),
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy zarówno w postępowaniu sądowym, administracyjnym, jak też innym postępowaniu pozasądowym.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych przez Kancelarię RJ&P są następujące:

• przetwarzanie na podstawie zgody osób, której dane dotyczą w przypadku przesłania Kancelarii RJ&P dokumentów rekrutacyjnych (tj. cv, list motywacyjny) zawierających dane przekraczające zakres wskazany w art. 22¹ kodeksu pracy (tj. imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia), bądź na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy (art. 9 ust. 2 lit. f) RODO).

Kancelaria RJ&P nie podejmuje żadnych decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania.

3. Prawa osób, których dane dotyczą
   • Zasady ogólne

Co do zasady, osobom, których dane są przetwarzane przez Kancelarię RJ&P, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (w tym uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu),
• prawo do sprostowania lub uzupełnienia danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do wniesienia sprzeciwu,
• prawo do przenoszenia danych, o ile jest to technicznie możliwe,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego do przetwarzania danych osobowych (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

W zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody (np. dane przekazywane w dokumentach rekrutacyjnych przez osoby zainteresowane podjęciem pracy w Kancelarii RJ&P  (tj. życiorys, list motywacyjny) w zakresie przekraczającym zakres określony w art. 22¹ kodeksu pracy (tj. imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia), osoba, której dane dotyczą ma prawo wycofania zgody w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgoda może być zawsze wycofana poprzez wysłanie oświadczenia na wskazany powyżej adres e-mail bądź adres korespondencyjny.

• Prawa osób a świadczenie pomocy prawnej

RODO dopuszcza możliwość ograniczenie stosowania niektórych praw wskazanych w punkcie 3.1 ze względu na ochronę tajemnicy zawodowej lub zapobieganie naruszeniom zasad etyki.

Kancelaria RJ&P podlega wyłączeniu spod niektórych obowiązków przewidzianych w RODO, ponieważ przetwarza dane osobowe w związku ze świadczeniem pomocy prawnej tj. dane osobowe klientów, osób reprezentujących klientów będących osobami prawnymi lub tzw. ułomnymi osobami prawnymi, w tym osób kontaktowych, oraz innych osób fizycznych, których dane są przetwarzane w związku z prowadzeniem spraw klientów. Tym samym Kancelaria RJ&P jest zwolniona z realizacji żądań w zakresie m.in. prawa do dostępu; prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych jeżeli przepisy szczególne przewidują odrębny tryb sprostowania; prawa do usunięcia danych na żądanie osoby, której dane dotyczą; prawa do ograniczenia przetwarzania, prawa do wniesienia sprzeciwu.

• Prawa osób a funkcjonowanie Kancelarii

Przetwarzanie danych osobowych w związku z funkcjonowaniem Kancelarii RJ&P (tj. danych osobowych pracowników, współpracowników, dostawców towarów i usług) nie podlega ograniczeniom wskazanym w punkcie 3.2.

Kancelaria RJ&P, jeżeli ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby fizycznej, która zgłasza jakiekolwiek żądanie wskazane powyżej, może zażądać od niej dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia jej tożsamości.

W każdym przypadku Kancelaria RJ&P poinformuje osobę, która wniosła żądanie o rozstrzygnięciu jej żądania, w tym o przyczynach ewentualnej odmowy realizacji żądania tj. np. o zwolnieniu Kancelarii RJ&P z obowiązku realizacji prawa dostępu w zakresie danych osobowych przetwarzanych w ramach wykonywania zawodu.

4. Odbiorcy danych

Kancelaria RJ&P powierza przetwarzanie danych osobowych jedynie podmiotom, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i  organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Podmiotami takimi są: podmioty zapewniające obsługę kadrowo-księgową oraz outsourcing usług wsparcia IT Kancelarii RJ&P, podmioty udostępniające usługi medyczne dla pracowników/współpracowników Kancelarii RJ&P, podmioty świadczące usługi kurierskie, tłumacze, notariusze oraz współpracujący z Kancelarią RJ&P radcowie prawni i adwokaci. Takie podmioty przetwarzają dane osobowe na podstawie umowy z Kancelarią RJ&P i tylko zgodnie z jej poleceniami.

Kancelaria RJ&P nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że wymaga tego wykonywana usługa prawna. Wówczas Kancelaria RJ&P zapewnia odpowiedni sposób ochrony danych osób fizycznych zgodnie z rozdziałem V RODO.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych Kancelarii RJ&P jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie uniemożliwia wykonanie usługi prawnej bądź wzięcie udziału w rekrutacji.

6. Okres przechowywania danych

Kancelaria RJ&P przechowuje dane osobowe przez czas uzasadniony realizacją usługi prawnej lub przez okres wynikający z przepisów prawa. Dane osobowe osób zainteresowanych pracą w Kancelarii RJ&P przechowywane są przez okres 2 lat. Okres przetwarzania danych może być dłuższy o ile, jest to niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.